“Certificering als instrument ter verbetering van de concurrentiepositie van uw bedrijf” Het verbeteren van de concurrentiepositie van het bedrijf middels certificeren is een belangrijk onderwerp omdat goede gedocumenteerde processen binnen het bedrijf de basis zijn voor het goed functioneren van een bedrijf. Het komt nog te vaak voor dat ondernemingen worden opgezet zonder dat hierover goed is nagedacht. Het begint met een goed idee maar dat is vaak onvoldoende. De hele bedrijfsvoering erom heen en het gestructureerd werken dienen vanaf de oprichting goed aangepakt worden. Veel bedrijven die willen overstappen van een “huis-en-tuin” operatie naar een middenbedrijf kunnen deze overstap niet maken omdat men hiervoor te weinig kennis heeft.
Certificering
De inleiding ging in op het belang van het certificeren van diverse kwaliteitsmanagementsystemen en hoe bedrijven een certificaat kunnen behalen. Het certificeren betekent het halen van een diploma. Hiermee kunnen zij aan klanten, de overheid en leveranciers aantonen dat het kwaliteitsmanagementsysteem dat zij hebben ingevoerd voldoet aan bepaalde eisen. Deze eisen zijn nodig om producten en of diensten te leveren van goede kwaliteit.
Toetsing
Als uitgangspunt voor het vervaardigen van producten en leveren van diensten worden de klanteneisen geïnventariseerd. Het bedrijf zal op gestructureerde wijze de processen uitvoeren om te voldoen en te streven naar een zo hoog mogelijke klanttevredenheid.
Hierbij zijn efficiëntie en effectiviteit niet meer weg te denken. Efficiëntie houdt in het op de juiste wijze uitvoeren van handelingen en effectiviteit, het doen van de juiste handelingen. Tijdens het certificeren worden deze twee factoren mede getoetst.
Voordelen van certificering
Certificeren is niet verplicht maar is wel een bewijs dat het bedrijf zich aan de regels houdt. Wil men een belangrijke speler zijn wereldwijd dan is dit vandaag de dag geen overbodige luxe meer. Belangrijke voordelen van certificeren zijn: het kunnen aantonen dat kwaliteit wordt geleverd en dat op een gestructureerde manier gewerkt wordt. Het biedt meer mogelijkheden tot exporteren en geeft een voorsprong op de concurrenten terwijl ook de kans op schadeclaims minder wordt.
Nadelen van certificering
Een van de belangrijkste nadelen van het certificeren is dat indien een bedrijf zich niet houdt aan de regels het certificaat kan worden ingetrokken. Te vergelijken met het intrekken van het rijbewijs bij het overtreden van de verkeerregels. Hierdoor kan het bedrijf het vertrouwen verliezen van de klant. De hoge jaarlijkse kosten zien veel bedrijven ook als een nadeel van het certificeren. Bedrijven dienen erop toe te zien dat als zij gaan “shoppen” naar een certificerende instelling dient deze ook te voldoen aan de internationale eisen die gesteld zijn. Inhoudende dat het bedrijf met geaccrediteerde certificerende instanties in zee moet gaan om de garantie te hebben dat het certificaat wereldwijd geaccepteerd wordt. Geaccrediteerd zijn houdt in dat de certificerende instantie internationaal erkend is.
Tip: het is verstandig om meerdere offertes op te vragen en de kosten goed naast elkaar te plaatsen zodat de kleine letters niet verkeerd geïnterpreteerd worden. In de praktijk blijkt dat veel bedrijven de offerte reeds ondertekend hebben om hierna te ontdekken dat de kosten hoger uitvallen.
Het certificeringsproces
Het certificeringsproces bestaat uit drie stappen:
• de voorbereiding van de audit,
• het uitvoeren van de initiële audit en
• de periodieke audits.
De initiële audit is het behalen van het certificaat. Dit is voor vele bedrijven zeer inspannend omdat het voor de medewerkers nieuw is en men vaak niet weet wat men moet verwachten. Het is raadzaam om enkele maanden voor de initiële audit een pre- audit te laten uitvoeren. Dit is te beschouwen als een proefexamen waarbij eventuele tekortkomingen tijdig weggewerkt kunnen worden.
Geldigheidsduur
Het certificaat is 3 jaar geldig en dient hierna verlengd te worden. Het zal van de inspanning van een ieder binnen het bedrijf afhangen als het certificaat behouden blijft. Het behalen van het certificaat is één, maar het behouden ervan is veel belangrijker.
Onderhoud is behoud!
